Effectief met een tomaat!

Een tomaat? Ja, een tomaat.

Een tomaat kan je helpen effectiever te werken en meer af te krijgen op een dag. Herken je vast.  Eind van de dag veel gedaan maar niet wat moest. Je vult je to-do list aan met dat wat er niet op stond en weet dat je je weer hebt laten afleiden. “Procrastination” noemen ze dat in het Engels. Toen ik het woord voor het eerst hoorde, vond ik het wel een mooie term. Tot ik ontdekte dat het uitstelgedrag betekende. Mmmmmm…

Maar hoe kan een tomaat mij daar dan bij helpen?

Francesco Cirillo worstelde in de jaren 80 al net zo met zijn effectiviteit en zijn uitstelgedrag als de meesten van ons nu. Hij besloot zijn taken op te delen in vaste blokken en per taak zeer effectief aan de slag te gaan. Zijn tomatenkookwekker bleek zijn redding en de Pomodoro Technique was geboren.

Mijn persoonlijke doel is niet zo zeer het managen van mijn uitstelgedrag en mijn afleiders, het is meer het managen van mijn effectiviteit door niet te lang door te gaan. Wat je doel ook is, het werkt! Hoe je dat doet? Stap voor stap!

Stap 1: Maak twee lijsten: de to-do list voor de dag en je volledige lijst.
Je to- do list bevat die taken die vandaag af moeten want anders… Je deelt je taken op in deeltaken van maximaal 25 minuten (de pomodoro). Zet er maximaal 12 pomodori per dag op. De rest is voor onvoorzien en mails. De taken komen van je volledige lijst. Maak deze eens per week, eens per maand en zelfs eens per jaar. Pers je hoofd leeg met alles wat je nog wil of moet doen. Zakelijk én privé. Ook dat geeft ruimte!

Stap 2: Zet de wekker en werk 25 minuten
pomodoro
Een kookwekker kan, de pomodoro-wekker is nog leuke; alle timers zijn goed. Het beste is als je je wekker hoort teruglopen (countdown) en na 25 minuten echt hoort afgaan. Ook dat is een belangrijk signaal voor je brein. Je werkt vervolgens minimaal (!) en maximaal (!) 25 minuten achter elkaar geconcentreerd door aan een taak (en laat je dus NIET afleiden).

25 minuten en niet minder!

De crux zit hem in die 25 minuten. Je stopt NIET voor de 25 minuten om zijn. Ben je klaar? Dan kijk je of je dingen kunt verbeteren of kunt aanvullen. Nee, je gebruikt die tijd niet om toch even mail te kijken of … Nee, je blijft bezig met de taak. Je traint je hersenen op die manier zodat ze maximale productie en effectiviteit gaan leveren in die periode. En zich steeds minder zullen en willen laten afleiden.

Stap 3 Tijd voor pauze
Als de wekker gaat, is het tijd voor pauze. 5 minuten. Je stopt, drinkt wat, loopt even rond. Na deze pauze, heb je weer energie en focus voor de volgende pomodoro! Na 4 pomodori is het tijd voor een langere pauze: 15- 30 minuten.

Laat je je toch afleiden, storen of te veel taken? 

effectiviteitInterne verstoorders: registreer en focus. Komen gedachten op die storen? Nieuwe taken die je te binnen schieten? Schrijf ze op een lijst en werk weer door. Neiging toch even te internetten of mail te kijken: NIET DOEN.

Externe verstoorders: informeer, onderhandel en actie Binnenkomende collega’s, telefoon, andere storing? Telefoon en email staan uit, dus daar ben je snel vanaf. Die collega?

  • Informeer: leg uit dat je met de pomodoro bezig bent. Kan ook vooraf door je deur dicht te doen of het aan te kondigen in een werkoverleg
  • Onderhandel: geef aan wanneer je wel tijd hebt (dus of tijdens de blok onvoorzien of bij de grote pauze)
  • Actie: je gaat naar je collega als het zo ver is. Wedden dat na verloop van tijd je collega’s je pomodori steeds meer gaan respecteren en accepteren?

Klinkt bijna te simpel om waar te zijn?

De techniek vind ik geweldig, de naam wat vergezocht. Want waarom een blok van 25 minuten nu een pomodoro moet heten?  Maar wat doet het ertoe: het werkt en ik werk sindsdien heel wat effectiever. Mijn tomaten eet ik tijdens de lunch!manage_je_effectieftijd_3D-3

Ik ben benieuwd wat jij ervan vind? Heb je nog andere tips of vragen? Laat gerust een bericht achter.

Meer weten over effectief werken? Vraag dan ons Freebook “Manage je effectief-tijd” aan

3 Responses

  1. Ha,ha, dus naast de goede voedingsstoffen in een tomaat nu ook nog tomaat voor mijn time-management. Ik vind ze alleen helemaal niet lekker dus een timer in de vorm van een tomaat heb ik niet. Maar mijn leuke timer in de vorm van een ei komt zeker goed van pas. Goeie tip. Ga het uitproberen

  2. Aha, 25 minuten hard werken en daarna pauze. Ik ga het doen!
    Daarnaast hou ik wel van tomaten en toch ga ik de stopwatch op mijn computer gebruiken: http://www.online-stopwatch.com/ (er zijn er vast meer…)

    Dank voor de tip! Geeft de burger weer moed!
    Josine

  3. Hi Gabriela, dank, ik kende de tomaat al wel, maar had hem weer losgelaten. En toen had ik een heeeeele lange lijst met TODO’s en stress. BBRRRR. Nu weer constructief met tomaat. Dank je wel!

Leave a comment