Open ruimtes, flexplekken, clean desk policy, je spullen in een trolley. De kantoortuin. Werken kan immers overal. Ontworpen zodat medewerkers elkaar makkelijker vinden en communicatie verbetert. Dat was de bedoeling.

Het omgekeerde is het geval.

Medewerkers zijn minder productief (86 minuten per dag productieverlies) en maken meer fouten. Ervaren meer druk en stress van geluid, telefoongesprekken van anderen en langslopende mensen. Met als gevolg: roep om thuiswerken, toch een vaste plek claimen of oordoppen in hun oren. Komen ineens heel vroeg en vertrekken vroeg. En dat was niet de bedoeling.

Zeker. De indeling en inrichting van ruimtes en de afstand tussen werkplekken en daarmee medewerkers is ook van invloed op samenwerking en communicatie. 

Zelf werkte ik jaren “op een beleidsafdeling” gevestigd in twee parallelle gangen.  “Onze gang” kreeg koffie op de werkplek, de andere gang moest het zelf halen. En dat schiep toch afstand. Letterlijk en figuurlijk. De toenmalige Raad van Bestuur liep ook nog eens door onze gang naar hun kantoren. Je mag raden wat daar het effect van was.

Om effectief met elkaar te communiceren en samen te werken is natuurlijk meer nodig. De inrichting en positionering van de werkplekken is een factor.

Wat kun je doen? Of je nu wel of geen kantoortuin hebt. 

1. Zorg in ieder geval voor voldoende (afgeschermde) plekken waarin mensen bijvoorbeeld kunnen bellen, rustig kunnen werken of kunnen overleggen.
2. Scherm bepaalde ruimtes wel letterlijk af. Overal naar binnen kunnen kijken is storend en leid af.
3. Zet mensen die elkaar in functie dienen te versterken bij elkaar. Overweeg dus ook of die flexplekken zo handig zijn.
4. Durf overigens ook af en toe te rouleren in kantoorsamenstelling.
5. Plaats schotten of andere akoestiek absorberende middelen om geluidsoverlast tegen te gaan. Betrek iemand die daar echt verstand van heeft.
6. Zorg voor ontmoetingsruimtes die uitnodigend zijn en stimuleer het elkaar ontmoeten en leren kennen. Denk na over de plek van het koffiezetapparaat.

Tot slot en dat is misschien wel de allerbelangrijkste:  Betrek de medewerkers.

Wat willen zij? Wat hebben ze nodig? Veel mensen hebben echt behoefte aan een eigen plek met een foto en een plant (zeker als ze bepaalde drijfveren voor in hun profiel hebben staan). Laat ze meedenken in de inrichting. Geef ze ruimte om dat schilderij op te hangen en de sfeer te verbeteren. Zelfs zonder budget kan er heel veel.

Wist je bijvoorbeeld dat uit onderzoek bleek dat als een ruimte warm en sfeervol is ingericht, vrouwen het warmer hebben? Hoeft de verwarming ook niet omhoog.

Ps. Overweeg je om de koffie te gaan laten betalen? Reken eens uit of het verwerken van de administratie daarvan wel opweegt tegen de goodwill bij je medewerkers die het oplevert als de koffie gratis is.