Stel je eens voor. Je gaat naar een concert van André Rieu. Op het Vrijthof in Maastricht. Je zit verwachtingsvol te wachten tot het begint. Al in januari plande je dit event, je doet dit immers jaarlijks. Je bent op tijd, zit op de tweede rij en wacht. En wacht .. En wacht… Het is al lang acht uur geweest.
In kleine groepjes stommelen wat orkestleden binnen. Het is een drukste van jewelste en orkestleden praten door elkaar heen. De een checkt zijn tablet. Een ander rent weg omdat hij zijn tuba vergeten is.
Gelukkig! Daar komt André Rieu met zijn viool het podium op…… Al bellend!?!?! André sluit zijn gesprek af, kijkt snel rond en begint te spelen... Het orkest doet mee alhoewel een enkeling nog steeds op zijn tablet kijkt en die meneer met die tuba een kwartier later alsnog komt.
Denk jij dat dit gebeurt? Dat André en zijn orkest dit zo zouden doen? Of Zucchero of het Concertgebouworkest? Het MT van Facebook, Google of Tony’s Chocolonely?
Nee… Die doen dat niet. Natuurlijk niet. Jij wel?
“We vergaderen te veel”, “Ze duren ellenlang” en “Al dat gepraat dat leidt tot niets!” en “Iedereen komt te laat”.
In mijn praktijk kom ik het overal tegen: in non profit, in profit, in MKB en in Multinationals. Dat hoeft niet. Sterker nog, dat MOET niet zo. Met een paar simpele interventies kun je een maximaal resultaat bereiken in al je overlegvormen.
Want…
- We ergeren ons allemaal de hele dag door aan al die overleggen die zo verlopen. Wat zou het fijn zijn als dat al afnam (dat geërger).
- We hebben massaal tijdgebrek. En tijd = kwaliteit en = geld. Hoe beter we overleggen, hoe sneller dit kan. Hoe effectiever we overleggen, hoe meer tijd en energie we echt aan de juiste zaken besteden.
- Effectiever overleggen gaat niet alleen sneller en beter, het helpt ook betere en gedragen besluiten te nemen die niet steeds hoeven te worden aangepast. Wat dat oplevert is denk ik wel helder.
En daarom in deze blog 4 tips om je overleggen effectiever te voeren.
Tip 1 Een goede planning en voorbereiding is het halve werk; bepaal je doel
Het plannen
Evalueer je gehele overlegstructuur en vraag je kritisch af of het zo vaak nodig is of misschien juist vaker moet. Kijk daarbij naar het tijdstip. Zorgt het begintijdstip dat je ervoor nog wel effectief iets kan doen of juist erna? Kan iedereen aanwezig zijn? Zet de data vast zo ver als mogelijk vooruit.
Het doel en resultaat bepalen
Bepaal je doel voor ieder overleg en voor ieder agendapunt. Wat wil je bereiken met het overleg en met de verschillende overlegpunten? Zelfs voor een een-op-een gesprek: wat wil jij eruit halen en hoe ga je dit doen?
Maak onderscheid tussen de “informatieve en organisatorische” zaken of te bespreken “inhoudelijke (professionele) onderwerpen”. Veel tijd wordt besteed aan het informeren van de anderen meestal vanuit de voorzitter naar de groep. Is dit effectief? Stel jezelf daarom de volgende kritische vragen:
- Is deze informatie voor alle deelnemers relevant?
- Kan deze informatie schriftelijk gegeven worden?
- Is er interactie (reactie) van de anderen nodig? Daar komt de valkuil: dat is meestal niet zo (het punt mededelingen) maar gebeurt wel met een discussie als gevolg. Soms zelfs leidend tot terugdraaien van besluiten. Is dat wat je wil? Nee? Geef dan de informatie schriftelijk. Kort en Bondig! De verantwoordelijkheid komt zo meer bij de deelnemers te liggen.
- Is interactie juist wel nodig en dat is bij de meer inhoudelijke zaken vaak wel zo, maak dan helder wat je verwacht: het bespreken ervan en meningsvorming of juist het nemen van een besluit.
De agenda zelf
Maak altijd een heldere agenda en geef per punt aan wat verwacht wordt (informatief, opiniërend of besluitvormend). Voeg noodzakelijke stukken toe of verwijs ernaar. Stel tijd vast per punt en neem zeker niet te veel punten op in een agenda.
En zet dit zeker NIET op de agenda: “opening, verslag vorige vergadering, mededelingen, rondvraag en de sluiting”. Mededelingen kunnen schriftelijk en de rondvraag zorgt ervoor dat mensen alles opsparen en pas dan melden en de discussie opnieuw begint. Stimuleer inbreng vooral tijdens het bespreken van het punt.
Tip 2: Zit voor, begin op tijd en overleg effectief
De voorzitter
Meestal zit de leidinggevende het overleg voor. Overweeg het voorzitterschap te rouleren om zo de betrokkenheid van de anderen te vergroten en ook hen de ervaring te geven. Spreek bovendien goed af wat de rol van de voorzitter is: tijdbewaken? Anderen betrekken? Besluiten samenvatten?
Op tijd beginnen
Beloon geen laatkomers, begin dus niet opnieuw steeds als iemand binnenkomt. Dit is echt een heikel punt en hoe begrijpelijk het soms ook is dat mensen laat zijn, het is niet effectief. En juist door daar anders mee om te gaan, kun je een verandering op gang brengen. Ook al ligt de oorzaak elders.
Bespreek laatkomen en verzin een ludieke actie waardoor dit extra aandacht krijgt maar duidelijk wordt dat je vanaf nu gaat handhaven: haal bijvoorbeeld de stoelen weg, doe de deur op slot of laat laatkomers trakteren. Blijft dit een lastig punt en is het vooral het gedrag, overweeg dan toch op termijn andere maatregelen.
Stukken lezen
Beloon ook geen mensen die de stukken niet gelezen hebben of zich niet goed hebben voorbereid. Zij kunnen en mogen op dat moment gewoon niet meepraten. Ze zijn immers niet voorbereid. Te vaak zie ik dat er ter plekke nog snel gelezen wordt en ook dit is niet effectief. Wederom niet makkelijk dus maak bespreekbaar waarom mensen niet gelezen hebben en kijk of daar oplossingen voor zijn. Zorg er natuurlijk wel voor dat ze de stukken op tijd kregen.
Goed starten
En als de vergadering eindelijk is begonnen: start met een korte check-in om te peilen hoe iedereen erbij zit. Kort en bonding. Geen kringgesprek, even kort peilen of iemand ook figuurlijk aanwezig is en kan zijn. Alhoewel het niet kan vraag of iedereen tot het einde kan blijven en pas de agenda eventueel aan.
En uiteraard: alle apparatuur op stil, uit en in de tas tenzij ze bruikbaar zijn in de vergadering.
Tip 3: Besluit effectief
Is helder wie kan, mag en moet besluiten en hoe dit in zijn werk gaat? Is dat ook bij de deelnemers helder? Besluitvorming is een lastig punt: iedereen wil mee praten, veel leidinggevenden streven naar consensus en zeker daar waar de impact van het besluit 
groot is, is het proces nog veel lastiger. Maak daarom vooraf helder hoe* besloten wordt, neem het besluit en formuleer dit helder voor de notulist. En kijk ook goed of alle deelnemers wel mee kunnen besluiten (hebben ze de kennis of functie).
Weet je vooraf dat het een lastig besluit wordt met veel impact, besteedt dan extra veel tijd aan goede informatie, het verkennen van de voors en tegens en het nemen van het besluit. Maak tevens duidelijk dat als het besluit eenmaal genomen is, hier niet meer op terug gekomen kan worden. Communiceer vooraf goed dat er in de vergadering besloten wordt zodat deelnemers die niet aanwezig kunnen zijn, vooraf eventueel hun visie kunnen geven.
* Worden besluiten in consensus genomen (iedereen is het er mee eens), in meerderheid (de meesten zijn het er mee eens) of door de leidinggevende (al dan niet de achterban geconsulteerd hebbende)?
Tip 4: Sluit goed af en zorg voor follow up
Leg afspraken en besluiten kort vast. Maak gebruik van een vaste format en bespreek wat echt nodig is voor een verslag. Liever een goede actie- en besluitenlijst dan een ellenlang verslag met “die zei dit en die zei dat”. Help de notulist door de genomen besluiten ter plekke al helder te formuleren. En:
Stuur het verslag liefst binnen 24 uur na de meeting na de deelnemers.- Geef hen weer een bepaalde periode om te reageren.
- Niet gereageerd? Verslag automatisch vastgesteld. En nee, dus geen agendapunt meer “verslag vorige keer”. Dat scheelt weer tijd.
- Laat de besluitenlijst in elk verslag staan en vul deze aan. Een mooi archief van welke besluiten genomen zijn.
- Kom de volgende keer dus wel terug op de afspraken en acties.
Tot slot: het lijkt mode maar echt: staand vergaderen of een overleg tijdens een wandeling kan zo veel meer mooie resultaten opleveren.
Hoe André jou dus kan helpen? Ga er maar vanuit dat hij heel helder zijn doel heeft geformuleerd, daar met zijn team effectief overlegd en altijd goed voorbereid begint.
En wil je hier eens met mij over overleggen? Neem gerust contact met me op. En ik lees graag jouw tips en adviezen.
