Een meester in plannen en prioriteren stond voor een groep leerlingen. Voor hem op tafel stond een grote glazen bokaal. Naast de bokaal stond een emmer grote stenen. De meester begon de stenen een voor een in de grote bokaal te stapelen, tot er geen steen meer bij kon.
‘Wel’, vroeg de meester, ‘is deze bokaal nu vol?’. Alle leerlingen waren het er over eens: de bokaal was vol! Er konden zeker geen stenen meer bij.
De meester zei niets, knikte wijselijk maar bukte zich. Hij nam een grote zak met kiezels en 
goot deze langzaam in de bokaal. De kleinere kiezels vonden al snel hun weg tussen de stenen en weldra was de zak leeg en de bokaal vol.‘Wel’, vroeg de meester opnieuw, ‘is deze bokaal nu vol?’. De leerlingen aarzelden. Daarnet hadden ze ook gedacht dat de bokaal vol was, en hadden ze ongelijk gehad. Niemand durfde te reageren. Allen waren ze verward.
De meester zei niets, knikte wijselijk en bukte zich opnieuw. Hij pakte een zak met zand en goot deze over de stenen en de kiezels. De bokaal was nu echt helemaal vol. De leerlingen zuchtten en waren blij dat ze daarnet niet gezegd hadden dat de bokaal vol was.
‘Wat denken jullie nu? Vol?’ vroeg de meester. Nu was iedereen overtuigd en vol bewondering voor de meester. De bokaal is vol. Iedereen was het er mee eens.
De meester zei weer niets, glimlachte slechts en draaide zich om. Hij pakte twee koppen koffie en goot deze in de bokaal. Het was muisstil. De koffie sijpelde door het zand, de kiezels en de stenen.
Iedereen was het er over eens: goed plannen en je opdrachten in de juiste volgorde uitvoeren, zorgt dat je meer gedaan krijgt.
Een mooi verhaal met een wijze les. Dit verhaal heeft nog een vervolg met een extra interpretatie. Want de wijze meester vervolgde zijn les:
“Je kunt de grote stenen zien als de belangrijke zaken in je leven: je gezin, je gezondheid, de waarden waar je voor staat en je passie. Zaken die als er niets anders zou zijn, kleur en betekenis geven aan je leven. De kiezels zijn de andere dingen die belangrijk zijn. Je werk, je huis , je auto. Het zand staat voor de kleinere zaken die belangrijk voor je zijn. Als je het zand als eerste in de bokaal zou gieten, was er geen plek meer voor de andere zaken.
Datzelfde geldt ook voor je eigen leven. Als je al je tijd en energie aan de kleine dingetjes besteed, dan kun je nooit meer ruimte hebben voor de dingen die belangrijk voor je zijn. Besteed aandacht aan de dingen die echt belangrijk voor je zijn. Maak echt tijd voor hen die belangrijk zijn, werk aan je eigen ontwikkeling. Volg je dromen en je passie. Neem tijd voor ontspanning en zorg voor inspiratie. “
De leerlingen waren blij met deze toevoeging. Een van de leerlingen stak zijn vinger op en vroeg waar de twee koppen koffie dan voor moesten staan. De leraar lachte en antwoordde de leerling dat hij daarmee een hele goede vraag had gesteld. De meester antwoordde: “ hoe druk je het ook hebt, hoe veel je te doen hebt, er is altijd ruimte om samen met een vriend of een dierbare een kopje koffie te drinken. Ook dat is op zijn tijd echt nodig!”
Deze wijze les is ook door Stephen Covey in zijn boek “Prioriteiten” uitgewerkt. De boodschap zal helder zijn maar hoe vaak passen we dit zelf toe? Beperk jij je tot je kerntaken (de stenen?). Plan jij je dag en kijk je hoe je effectiever kan omgaan met tijd en prioriteit?
Begin eens met het volgende:
- Plan iedere dag opnieuw je dag: wat zijn je kerntaken voor die dag? Wat moet er af. Wat moet er echt af. Stel je de vraag: moet IK dat doen en MOET ik het doen.
- Plan minimaal 2 uur voor onvoorzien.
- Volg je lijst.
- Kijk altijd aan het eind van de dag terug op je werk. Welke taken hebben bijgedragen aan een van de stenen? Heb je er een goed gevoel over? Kijk ook aan het eind van een vaste periode terug, bijvoorbeeld aan het eind van de week of aan het eind van de maand. Hoe staat het met je vorderingen? Stel desnoods je planning bij.
- Plan ook je week en zorg dat er tijd is voor het zand, de kiezels en de kop koffie!
Na verloop van tijd krijg je steeds beter gevoel bij het plannen maar ook een beter beeld van je prioriteiten. Taaktuner kan overigens helpen bij het managen van je tijd.
Waar loop jij tegen aan als het gaat om plannen en prioriteren?
